CÓMO DAR RETROALIMENTACIÓN POSITIVA
Todos en algún momento hemos tenido que dar a alguien nuestra retroalimentación o feedback, también hemos tenido que opinar acerca de la calidad de un producto o comentar nuestro punto de vista acerca del desempeño de alguien; y, en otras ocasiones alguien nos habrá dado su retroalimentación en relación al buen o mal ejercicio de nuestras funciones, y no nos habrá gustado ese feedback cuando nos han dicho que no lo hicimos bien o por el contrario lo habremos sabido apreciar y agradecimos para mejorar lo que hayamos tenido que mejorar.
El diccionario de la Wikipedia define el feedback o retroalimentación como los consejos, críticas o información acerca de lo bueno o útil que es algo o alguien, lo cual se utiliza como base para mejorar en su desarrollo, calidad o desempeño.
Toda persona que se precie de ser profesional, sea ejecutivo, estudiante o bloguero siempre espera ser retroalimentado, positiva y constructivamente, ya que conoce perfectamente que el poder de la retroalimentación positiva es muy valioso porque puede cambiar el curso de las cosas o de un proyecto; el feedback puede lograr que alguien trabaje más duro, puede mejorar la calidad de un producto, puede mejorar el servicio de una consulta, o puede hacer cambiar la percepción de tus clientes o de tu superior.
No es fácil dar consejos a quién no está dispuesto a recibirlos, y mucho menos si ese alguien solo acepta alabanzas, halagos, felicitaciones y buenos comentarios. Por otro lado, a muchos no les gustan los halagos ni las felicitaciones, los toman como adulaciones o cortinas de humo que no agregan valor.
Cómo podemos dar una retroalimentación positiva, cómo podemos hacer llegar nuestras ideas y puntos de vista constructivamente, de una forma en que ayudemos a crecer a quien le demos nuestra retroalimentación positiva.
A continuación les doy siete consejos para dar retroalimentación positiva:
UNO. Concentrarse en los hechos, no en la persona.
No hagas alusiones directas a las características y habilidades de una persona, mejor describe los hechos tal como son y espera a que esa persona haga sus propias conclusiones, incluso acerca de su propio desempeño y hasta de sus defectos personales.
DOS. Sé muy específico(a) con tus señalamientos.
No des comentarios vagos o ambiguos porque esto no ayuda ni a la persona a la que le das feedback ni al equipo, además habla mal de ti.
Cuando provees comentarios específicos y detallados demuestras que sabes de lo que hablas, que enseñas y que puedes Agregar Valor, y eso además de aportar retroalimentación positiva mejora tu propia Marca Personal.
TRES. Sugiere cosas que sean posibles.
El objetivo de la retroalimentación es agregar valor, ayudar a que la otra persona crezca, mejore y/o evolucione. Por esto, debes aportar una retroalimentación con sugerencias que la otra persona pueda razonablemente alcanzar dentro de su injerencia, de sus capacidades y limitaciones.
Para retroalimentar apropiadamente debes saber dónde puedes exigir y dónde no, necesitas ser empático, ponerte en el lugar del otro objetivamente. Primero debes comprender la situación de la persona, cuáles son sus objetivos, hacerle saber qué rendimiento esperas de él o ella y basado en esto ya podrás entonces darle tu crítica constructiva.
CUATRO. Busca el lugar y el tiempo adecuados.
No pospongas tu retroalimentación, cuanto antes proveas tus ideas y críticas mejor. No permitas que una situación que consideras anómala o incorrecta evolucione. Cuando alguien haga algo bueno o malo transmitírselo inmediatamente.
Cuando los ánimos se caldean, o las emociones se ponen muy fuertes es recomendable esperar a que todos se calmen antes de lanzar críticas y comentarios que se pueden tomar a mal. A la mayoría le gusta recibir halagos y comentarios positivos, por supuesto que en público, pero a la mayoría tampoco le gusta recibir reprimendas o duras críticas a su desempeño enfrente de los demás.
Si podemos poner el diálogo de retroalimentación en perspectiva y establecemos un escenario para una conversación tranquila ya no sorprenderemos a nadie y haremos llegar las críticas de forma más directa y efectiva.
CINCO. ESTABLECER REUNIONES DE RETROALIMENTACIONES REGULARES.
Se deben establecer reuniones de retroalimentación cada determinado tiempo. Procurar que el feedback sea recíproco y obviamente constructivo. Hay que Evitar juntarse solo para criticar siempre a la misma persona, y esto le pasa a quien generalmente lleva la mayor carga de trabajo; los que no tienen muchas responsabilidades o no tienen capacidad de tomar decisiones no serán los que reciban mayor número de críticas, ni positivas ni negativas.
Las conversaciones para retroalimentación deben ser regulares y no solo cuando se presenten problemas o situaciones críticas, así todos tomarán esas retroalimentaciones como lo más normal para el buen funcionamiento del proyecto. Lo más grueso de estas reuniones debe ser el intercambio de ideas, que se propongan soluciones y sugerencias constructivas, las que refuercen positivamente el proyecto y a todos los participantes en general.
«En el lenguaje militar se usa un término en inglés: After Action Reviews, o críticas después de la batalla. Y aquí, después de una Misión, todos los miembros de un escuadrón se quitan los galones y conversan de lo que sucedió durante el combate, comentan cómo fue todo, qué pasó, qué marcó la diferencia, que hubieran hecho mejor, aquí nunca hay dedos índices señalando culpables, ni a quiénes cometieron errores, ni se establece quién cometió más fallos, o quién no. Lo más apropiado en estas reuniones es mejor establecer qué podemos aprender de todo esto, cómo podemos ser más eficaces la siguiente ocasión, cómo podemos usar esto como experiencia de aprendizaje; siempre que el tono de la conversación sea el respeto mutuo, la evolución de todos será propicia para el éxito». Párrafo tomado del HBR Ideacast, Emisión 508 How to give constructive feedback.
SEIS. TOMA LAS ACTITUDES APROPIADAS.
No te limites a criticar por criticar. Antes de hacer comentarios tienes que contar previamente con ejemplos y sugerencias prácticas de cómo hacer las cosas mejor, evitando comparar a una persona con otra: «Juan hace esto siempre muy bien y además es el mejor en tal cosa». A mucha gente no le gustan los ejemplos porque sienten que se les compara, pero el uso de ejemplos prácticos facilita el aprendizaje y les ayuda a recordar mejor tus sugerencias. Y cuando sugieras, trata de dirigir o encauzar los siguientes pasos, incluso si alguien ha hecho lo correcto le puedes decir: «Esto estuvo bien hecho, ahora podrías seguir por el camino A o el B, evalúalo bien o piensa en otra alternativa, luego me informas».
SIETE. DALE UN DEBIDO SEGUIMIENTO AL FEEDBACK.
No te limites solo a dar tus opiniones o críticas y olvidar el asunto por una larga temporada, es necesario que le des un seguimiento a tu feedback. Dependiendo del problema y de la seriedad de las circunstancias necesitarás reunirte de nuevo con la persona unos días después, una semana o un mes para revisar el estado de las cosas, para evaluar los progresos o retrocesos; no dejes que las cosas sigan mal o creas que porque ya has hablado todo cambiará inmediatamente, debes aprender a confiar en la gente.
Cita del escritor norteamericano y experto en Management Ken Blanchard.
Pista musical de entreda y salida de Kevin MacLeod de Incompetech.com