«SE BUSCA una persona que entre otras cosas pueda gestionarse como un Multitareas».
Cuál es la Productividad de un Multitareas.
Seguido escuchamos y leemos, que quienes trabajen o emprendan deben tener la cualidad de ser un «multitareas» (una persona que haga muchas cosas a la vez).
Una persona que desarrolla cualquier oficio o profesión casi siempre tendrá dentro de sus funciones normales «hacer», «corregir», «solucionar», «elaborar» o «administrar» una buena variedad de tareas de diversa complejidad.
Se dice que trabajar en Modo Multitareas (o multitasking) como se dice en inglés), le permite a uno terminar varias actividades en un solo día de trabajo.
Aunque muchos puedan contar con esta rara habilidad, la realidad es que a la mayoría el Modo Multitareas nos provoca resultados negativos, por esto les he preparado algunas premisas acerca del trabajo y la productividad en modo multitareas:
UNO. Hacer muchas cosas al mismo tiempo reduce la concentración, o desconcentra.
Una persona que interrumpe una tarea por empezar otra difícilmente entregará un trabajo completo y bien hecho, y comparado con una persona a la que se le asigna una sola tarea, un multitareas tiene más posibilidades de entregar un trabajo de menor calidad.
DOS. Trabajar en modo multitareas conlleva pérdidas de tiempo.
Hacer varias cosas al mismo puede provocar grandes desperdicios de tiempo, debido a que hay que estar cambiando entre una actividad y otra; mientras se retoma la nueva actividad se tendrán que quemar valiosos minutos para recordar en qué punto se había uno quedado, y aunque se hayan dejado recordatorios habrá que volver a empezar, para retomar el camino de la productividad.
TRES. El modo multitareas provoca estrés.
Es muy tedioso cambiar arbitrariamente de una cosa a otra sin ir resolviendo al menos una, esto provoca una fuerte carga mental y desgasta tanto física como psicológicamente al individuo, especialmente cuando se enfrenta a cumplir con fechas límites de entrega.
El estado de tensión crecerá conforme uno se acerca a la hora límite y vaya viendo que no logrará su objetivo.
CUATRO. Nuestra mente funciona mucho mejor cuando está únicamente concentrada en un objetivo.
El Modo Multitareas nos exige pensar y concentrarnos en varias cosas al mismo tiempo, esto es un caos para el cerebro, porque tiene que interrumpir y arrancar permanentemente el desarrollo de actividades, lo cual es frustrante y provoca ineficiencia.
Trabajar en Modo Multitareas no es un esquema de trabajo que pueda mantenerse a largo plazo, aunque pueda parecernos que incrementa temporalmente la productividad.
En ocasiones estamos muy activados escribiendo, o desarrollando una idea que va fluyendo, y vemos cómo nos fluye la inspiración, nos surgen varias ideas y soluciones que nos alientan y motivan, entonces, de repente nos interrumpen, nos piden que dejemos lo que estamos haciendo y que nos pongamos a hacer otra cosa, incluso tonterías. La consecuencia de esto es la frustración, y una justificada molestia.
La presión de trabajo no es mala, el estrés bien controlado nos impulsa a tomar acciones, a hacer las cosas pronto y bien para seguir avanzando.
Puede parecernos que trabajar en Modo Multitareas avanzamos paralelamente en varias cosas al mismo tiempo, pero al final del día puede que no se concrete ningún objetivo.
Siempre será mejor y más satisfactorio, que al terminar una jornada de trabajo, reportemos una actividad completa en lugar de varias incompletas. Es muy difícil y penoso justificar el trabajo incompleto.
La forma de ver y apreciar un trabajo particular es verlo y apreciarlo, y no se puede ver ni apreciar algo si no está terminado. La única forma de valorar un trabajo es teniéndolo a la vista o en las manos, como el plano de una instalación terminado, o un reporte con gráficas, o el artículo de un blog, o un presupuesto con todos sus precios unitarios debidamente calculados, o una aplicación que funcione.
Para mí, estar sentado tocando las teclas del tablero, estar hablando por teléfono, estar desplazándose a un lugar como la sala de juntas, o estar conversando con un colega, son actividades que no se pueden considerar como trabajo, porque no se pueden cuantificar.
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Estar sentado durante 8 horas en una oficina, o en un puesto de trabajo, no implica productividad ni puede reflejar la calidad de un producto o un servicio.
El trabajo debe hablar por sí mismo, debe poder ser visto y apreciado desde cualquier lado.
Tener varios objetivos y tareas por hacer, no significa que se tengan que atacar todas al mismo tiempo, ni tampoco que se empiece una y se interrumpa permanentemente, esto provoca desorden, desorientación y fastidio.
Brincar de una a otra cosa sin concretar nada provoca la sensación de cargar con mucho peso, de estar «muy ocupado» con el trabajo; esto no es realmente trabajar, eso solo significa que uno está saturado debido a que no puede gestionar productivamente las actividades.
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El trabajo material, el trabajo digital, y el trabajo creativo, deben hablar por sí mismos, deben ser tangibles desde cualquier lado, incluso desde lejos, para eso está el internet.
A muchos Ejecutivos les cuesta admitir que un trabajo incompleto no es realmente un trabajo. Algo inacabado no puede ser valorado por su calidad, y mucho menos por su utilidad, pero si por su costo.
Este es un concepto difícil de digerir y que muchos directivos no aceptan a la primera, un Mánager requiere de sensatez y de agallas para poder aceptar y decir:
«Realmente no me importa si quien entrega un trabajo BIEN HECHO ha estado o no en su puesto. Solo voy a apreciar y valorar el trabajo en sí mismo; es irrelevante dónde haya estado alguien mientras entregue un buen trabajo.»
Que una persona haga varias cosas al mismo tiempo o caliente el asiento durante horas, no significa que sea productivo, lo verdaderamente importante es que el trabajo esté bien hecho en tiempo, costo y calidad.
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Cuando escucho que alguien dice: “tengo mucho trabajo», «es que estoy muy ocupado en varias cosas”, para mí significa una de cuatro cosas:
A) Que tiene una sobrecarga de trabajo debida a una falta de personal, y por ende una mala administración del líder,
B) que no es eficiente a la hora de gestionar las actividades,
C) que no tiene la capacidad técnica para lograr una buena productividad en condiciones normales, o
D) que no tiene realmente trabajo, pero tiene que decir lo contrario para justificarse y buscar el reconocimiento.
Es un martirio gestionar el caos, siempre es mejor dividir los grandes objetivos en varios objetivos más pequeños, unos que se puedan ir terminando en bloques de 15, 30 ó 60 minutos. Hagamos y terminemos una cosa a la vez.
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