La Importancia del Reporte de Viaje.
Cuando uno viaja por negocios, ya sea que trabaje para una empresa o lo haga como empresario independiente, lo más recomendable es hacer un informe o reporte de viaje.
A veces, el reporte de viaje puede parecernos un trámite burocrático, pero es muy útil y necesario en muchos sentidos.
Durante mis primeros viajes de empresa, trabajando para una compañía grande, el susodicho informe me parecía innecesario, a pesar de que una compañera me ayudaba con las gestiones internas (del reporte de viaje).
Con el tiempo, fui comprendiendo la importancia que tiene la elaboración de ese reporte de viaje.
Últimamente, una amiga, emprendedora y escuchante de este podcast, me explicó la importancia que tiene la elaboración de su reporte de viaje, a pesar de que no se lo tiene que entregar a ningún jefe.
Por esto, decidí prepararles estas claves para hacer un Reporte de Viaje de Negocios, espero que alguna les sea de utilidad:
Claves del Reporte de Viaje.
UNO. Entender claramente los motivos del viaje.
El principal motivo del viaje de negocios es:
Aprovechar la estancia para alcanzar uno o varios objetivos.
El viaje de negocios tiene que tener un impacto económico que beneficie a la empresa. Ya sea en Aumento de ingresos, en ahorro de recursos, en una toma de decisiones que provoquen un beneficio financiero, o en la mejora de la eficiencia en los procesos, lo que siempre debe reflejarse en ahorros para la compañía.
Un viaje que carezca de una causa operativa, o un objetivo que beneficie a la empresa SOLO es un viaje de placer.
DOS. Tener un formato de reporte.
Los formatos pre-hechos son la forma rápida que tienen Jefes, Contadores y personal de Recursos Humanos para registrar o entender en una vista los motivos y el resultados de un viaje.
Lo ideal es tener un formato que sea lo más sencillo, y pequeño, yo recomiendo que no pase de una página.
Los formatos complicados ralentizan y hacen burocráticos los procesos, a veces son necesarios como el caso de la empresa en que yo trabajé (dado su gran tamaño), porque muchos ejecutivos viajaban por diferentes proyectos y circunstancias.
En el caso de mi amiga, quien es Consultora de hoteles y restaurantes, ella necesita un formato detallado y específico en el que vaya arrojando los datos que utilizará después del viaje, por ejemplo: número de habitaciones, metros cuadrados, capacidad del hotel, tipo de comida, servicios y diversos datos (como un checklist)
El formato en sí no es importante,
discutir acerca de si se utiliza un tipo de letra o tal color, o si se imprime el escudo de la empresa o su marca es una pérdida de tiempo. Cada quién lo puede hacer como quiera, siempre y cuando no deje de hacerlo, y ahora vemos porqué.
TRES. Contenido del Reporte.
El contenido principal deberá tener como máximo una página, y cumplir de preferencia con los siguientes puntos:
Primero. Señalar el destino o lugar al que se viaja.
Segundo. Indicar claramente el objetivo del viaje.
este no debe pasar de dos renglones: A quién se va a visitar y para qué, que instalaciones se revisarán, con qué empresa nos vamos a presentar, a quién le vamos a ofrecer un trato, etcétera.
Tercero. Indicar la fecha de inicio y de término del viaje.
Cuarto. El Informe del viaje. Este es un resumen sencillo de las actividades que se realizaron, no debe ser largo, máximo dos párrafos. Registrar brevemente los nombres de las empresas o personas a las que se visitó, comentarios generales y específicamente el objetivo alcanzado. Definir qué se hizo, qué se concretó, qué beneficio reportará a la empresa, que falló en su caso (sin justificarse ni señalar culpables). Comentar brevemente los acuerdos, y si son muy extensos entonces pasamos al siguiente inciso.
Quinto. Indicar el número de anexos que se incluyen.
Aprovechar los anexos para complementar el reporte del viaje. Yo por ejemplo, si presidía una junta anexaba copia de la minuta, si la junta la presidía alguien más le pedía copia y luego la anexaba a mi reporte; esa minuta ya habla por sí misma de todo lo que se vio y se trató allí, sean tres o seis páginas.
También se pueden anexar otros documentos como gráficas, informes de avances, fotografías y otros documentos que justifiquen debidamente el viaje, pero, evita anexar documentos solo para impresionar.
Sexto. El costo del viaje.
Señalar el costo total del viaje. Elaborar aparte un resumen de todos los gastos que respalden el costo total, con copias de facturas, notas, bouchers, que incluyan todos los gastos en que se incurrió: avión, viáticos, comidas, otros deplazamientos como taxis y gastos diversos autorizados.
Si el viaje pertenezca a un proyecto específico:
especificar el código del proyecto, el costo del viaje y la suma acumulada de todos los viajes. Esto para saber si se está llegando al límite autorizado del proyecto, para no rebasarlo.
El Reporte de viaje como bitácora.
Cuando uno viaja mucho por negocios, los reportes de viaje resultan de capital importancia a la hora de justificar las actividades de uno, sus funciones, sus responsabilidades, y el impacto que genera en los proyectos.
El reporte de viaje explica qué hace uno, cómo y cuándo lo hace, respalda los gastos ante posibles auditorías de contadores o de futuros jefes.
El reporte de viaje es como un bitácora que sirve para recordarnos muchas cosas que difícilmente se registran en nuestro disco duro cerebral.
Nuestra mente está siempre pensando cómo resolver otras cosas, cómo emprender, en cómo lograr algo, y al volver al reporte de viaje encontramos una especie de diagnóstico de lo que sucedió en determinadas circunstancias.
Un empresario independiente o autónomo puede pensar que todo esto es innecesario,
pero le recomendaría que al menos elabore un pequeño resumen del viaje, registrando los datos generales; datos que le serán de enorme utilidad en otro momento, si no le sirven para tomar alguna decisión, al menos le podrán refrescar la memoria acerca de experiencias y acontecimientos que le conviene recordar, para tomar mejores decisiones en otro momento.
Pasado el tiempo las cosas se pueden ver con otra perspectiva.
Volver a leer un reporte de viaje es como ver al pasado y descubrir cómo trabajábamos, y nos sirve para descubrir si hoy ya hemos evolucionado o si seguimos pensando y trabajando igual.
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