¿Cómo debes prepararte para Videoconferencias?
Las Juntas de trabajo son necesarias para darle seguimiento a los asuntos del día a día, también para establecer directrices de cara a alcanzar objetivos, para comentar ideas, o dificultades y proponer soluciones.Todo esto es deseable y hasta exigible tanto para las juntas presenciales como para las reuniones remotas (esas Videoconferencias que se desarrollan vía Skype o Hangouts).
Las videoconferencias tienen muchísimas ventajas,
empezando porque se ahorran los costos de desplazamiento de sus participantes, y más si estos están ubicados a grandes distancias, a veces hasta en diferentes continentes.
A continuación, les propongo algunos consejos
con el fin de prepararse individualmente para una junta de seguimiento de trabajo (en videoconferencias), o para una reunión del tipo Grupo Mastermind; y no me estoy refiriendo a cómo se debe dirigir o coordinar la reunión (lo cual es un asunto diferente), más bien de cómo debe uno llegar bien preparado, para aprovechar al máximo su tiempo de participación.
¿Qué es un Grupo de Mastermind?
Antes de llegar a la reunión.
Cuando vayas a iniciar una serie de reuniones (en Videoconferencias), debes llegar preparado con tus principales objetivos, estableciendo dos o tres de corto plazo, para los siguientes días o semanas, y un objetivo principal de largo plazo.
Distribuye el tiempo de tu participación.
Si tienes un tiempo asignado, como 30 ó 40 minutos, distribuye los minutos de tu presentación. Si por ejemplo, tienes media hora para hablar, trata de utilizar los primeros diez minutos para exponer todos tus avances y comentarios, pero no más, porque si no gastas el tiempo que necesitas para poder intercambiar ideas y ser retroalimentado.
Cómo dar Retroalimentación Positiva.
Si estás en una junta de seguimiento, con tu grupo de trabajo, con tus jefes o en videoconferencias con tu Grupo de Mastermind, seguramente ya sabrás lo que tienes que reportar, no esperes a que te pregunten:
¿Ya lograste el contacto con esa empresa?, o ¿Ya solucionaste el problema de comunicación?.
Prepárate con anticipación para exponer tus actividades.
A) Primero: reporta tus avances.
Ve informando con toda rapidez todos aquellos puntos que has ido concluyendo. Las actividades que ya vas terminando no necesitan mayores explicaciones a no ser que tengas que reportar algunas cosas puntuales, como por ejemplo:
«He terminado la fase cinco del proyecto, aunque para concluir a tiempo tuve que contratar a otra persona»,
si ese gasto se justifica contra el impacto negativo que hubiera representado no terminar, no habrá mucho que agregar o discutir.
B) Segundo: da Resultados.
Reporta tus avances en cuanto a números, esto es: cantidades físicas y monetarias.
Puedes comentar tus avances reales, como metros cuadrados construidos, piezas fabricadas o elementos terminados. Además, una de las cosas a las que los accionistas y tus jefes le pondrán más atención será a los números:
«He vendido 30 por ciento más con respecto a año pasado», «Vendimos medio millón de dólares», o «Estamos en números rojos», que es lo que a nadie le gusta reportar.
C) Tercero: haz o deja que hagan preguntas.
Deja para el final el planteamiento de problemas o las preguntas que tengas que hacer. Deja tiempo suficiente para discutir soluciones y hacer una tormenta de ideas, o en su caso retro-alimentación (feedback).
Procura ser breve.
Cuando describas proyectos, actividades, ideas o algún problema se breve, no te gastes todo tu tiempo en describir con amplitud, ni te pierdas en los detalles, en todo caso, si es necesario, tendrás que establecer una reunión específica para tal efecto, o envía toda la información a todos los participantes por correo electrónico, o al grupo que compartan de facebook o de whatsapp, para que eso se pueda evaluar a fondo entre todos.
Llega con tu tarea lo más completa que sea posible.
Cuando plantees una idea o un problema, trata de llegar con unas dos o tres soluciones alternativas, y define por cuál te inclinas tú.
No dejes que tu tiempo restante sea utilizado por todos para resolverte el problema, porque entre ideas e ideas perderás más el tiempo de todos. Claro que tiene que haber una retroalimentación, pero antes tienes que proponer alternativas para ganar tiempo.
Aporta Valor y Experiencia.
Cuando aprovechas el tiempo con efectividad no solo aprendes, ganas en habilidad y seguridad, y también le aportas conocimiento y experiencia a los demás.
Tu brevedad y resolución pueden ser de gran utilidad para los otros participantes, porque además de darte su retroalimentación también aprenden.
Cuando otros escuchen tus planteamientos y soluciones, se pueden ver reflejados en futuros problemas, aprenden cómo prevenirse de situaciones similares y utilizan ese aprendizaje y experiencia para ayudar a otros.
Uno también debe llegar preparado para aportar Retroalimentación a los demás.
«Es más importante dar Retroalimentación que recibirla».
Si ya hemos participado en otras reuniones, y vamos viendo la evolución de los compañeros, es deseable demostrarles nuestra empatía e interés por su bienestar.
Si en el transcurso de la semana, piensas en los problemas de tus compañeros y cómo los resolverías tú, puede que llegues a alguna conclusión, o a una posible solución, apúntala y llévala a la reunión (o videoconferencias), y cuando te toque darle retroalimentación a tu compañero ¡proponla como alternativa!, aunque pienses que quizá no sea una idea muy elaborada o brillante, te puedes sorprender y sorprender a los demás, porque quizá diste con la mejor solución.
Pensar en los demás y en sus funciones o proyectos
puede que sea más importante que pensar en uno mismo. Imagínate que planteas una pregunta y no recibes ninguna retroalimentación en las siguientes reuniones, así no funciona la sinergia colectiva.
Si no les proponemos primero ideas a los demás, tampoco recibiremos sus ideas.
El feedback es una de las esencias del grupo Mastermind.
Algunos detalles técnicos para mejorar la Comunicación.
Aunque uno no coordine ni dirija el curso de la reunión, uno como participante debe tener claro que la junta o videoconferencia no debe ser un pretexto para ponerse a conversar ni para distraerse en temas ajenos a la reunión.
Una vez que se está en línea y dentro de una de las videoconferencias vía Skype, se pueden comentar algunos aspectos fuera de tópico o personales, como:
Oye: ¿Cómo te fue el fin de semana?, o ¿Tuviste problemas con las tormentas?, o ¡¡Felicidades por el Acuerdo que firmaste!!
Todo este intercambio de saludos debe hacerse en los minutos previos a la hora establecida.
Uno puede llegar con la anticipación que sea posible,
y hacer comentarios, esto está bien antes de la hora indicada del inicio, o hasta que el coordinador o facilitador como le llaman en los grupos de Mastermind indique que comienza la sesión, entonces te pones en modo de reunión, tanto tú como tu teléfono celular.
Es importantísimo desconectar el móvil o celular,
para que no interrumpa, y si lo utilizan como herramienta de comunicación alterna (como el WhatsApp en el caso de mi Grupo Mastermind), ponlo en modo de vibración, o en modo Avión, evitando que interrumpa a todos.
Si llegas tarde a la reunión y están en plena sesión,
solo entra sin dar mayores justificaciones, ponte a escuchar bien y trata de retomar el hilo de las cosas, pero sin interrumpir.
Silencia tu micrófono o tu Smartphone.
Si puedes, silencia tu micrófono cuando no te toque hablar, o hasta que no tengas que participar, esto evitará que tus ruidos ambientales perjudiquen el sonido de la sesión.
Muchas veces, el micrófono o teléfono lo sostienes en tus manos, y cada pequeño sonido que incluso pueda ser imperceptible para tu oído será muy notorio y hasta escandaloso en el sonido ambiental, (como rasparlo con la uña, o rozarlo con la ropa) por esto mejor déjalo a un lado, no lo toques ni lo muevas.
Búscate un lugar silencioso.
Procura estar en un ambiente controlado, los ruidos de lugares públicos obstruyen la comunicación dentro de la sesión. Si estás en un lugar sereno, sin sonido, en tu oficina o en una habitación será mucho mejor, y aún así no te agites mucho, no pases hojas de un lado a otro, ni muevas objetos, ni golpees la mesa con tu bolígrafo como jugando, todo esto perjudica la buena comunicación de la reunión.
Unas de las características más destacables de un ejecutivo son entre otras:
Su capacidad de síntesis (o sea preparar bien los puntos que presentará), su breve y correcto planteamiento (o sea buena comunicación), y la propuesta de soluciones para sí mismo y para los demás (buscando feedback y concenso), y finalmente la toma de decisiones en función de los elementos con que cuente.