Tips para Dirigir Reuniones de Trabajo
¿Sabes cómo dirigir una Junta de Trabajo efectiva?
Existen varios tipos de reuniones de trabajo en cuanto a su carácter y en cuanto al nivel de implicación que tenemos en la junta.
Reuniones de trabajo POR SU CARÁCTER.
Juntas de inicio de proyecto.- Establecen objetivos, en tiempo, costo y alcances materiales (insumos).
Reuniones de trabajo seguimiento y control. Reportan los avances y progresos en un lapso de tiempo determinado.
Las juntas extraordinarias. Tratan asuntos atípicos o, que sirven para tocar temas eventuales que necesitan cierto tratamiento con urgencia.
Reuniones de trabajo POR EL NIVEL DE IMPLICACIÓN de uno.
Esto tiene que ver con el hecho de ser nosotros quienes convocamos la reunión, ya que somos los principales responsables de todas las gestiones,
o, si solo somos unos participantes más convocados por el organizador para asistir y proponer nuestros puntos de vista, rindiendo así cuentas acerca de nuestra particular función dentro de todo el engranaje del equipo de trabajo.
Entonces, o coordinamos y llevamos la junta, o participamos como un elemento más.
El coordinador de las reuniones de trabajo no siempre es el que tiene mayor jerarquía o peso dentro de la junta, pero sea como sea es quien dirige la sesión para que se cumplan los objetivos de la misma.
Pensando en el coordinador de las reuniones de trabajo, he estado recordando algunas sesiones y registrando los comentarios de momentos en donde me tocó presidirlas.
Me he encontrado con que hubo aciertos y también errores, por eso les comparto estas
Recomendaciones para dirigir reuniones de trabajo:
UNO. Envía a todos los participantes una Orden del día, o los principales puntos a tratar.
Con antelación y hasta donde puedas, envía una Orden del día a tus invitados a la junta, y trata de ser muy breve, no mandes 20 páginas de paja. Más bien toca 5, 6 ó máximo 10 puntos, Y, menciónalos en el orden numérico en que se trataran en de la junta.
No desarrolles cada punto a fondo (espérate hasta la reunión).
En esa Orden del día no menciones nombres de personas, departamentos o empresas,hasta donde te sea posible.
No escribas comentarios personales ni alusiones a problemas o asuntos muy específicos. Como por ejemplo:
«En el punto número 3 intervendrá fulano del ‘Área de Instalaciones’, nos tendrá que dar explicaciones de por qué todavía no entra en funcionamiento una de nuestras unidades de negocio, específicamente la número 25, por lo cual seguimos perdiendo dinero».
En lugar de esto mejor escribe:
«Inciso número 3, Avances de las obras en la Unidad de Negocio número veinticinco».
¡¡Y YA!!, no es necesario agregar más.
Durante la reunión ya se podrán comentar todos los asuntos que competan a ese punto, pero no lo escribas con antelación porque estás como señalando a gente y poniendo en pie de guerra a todos.
No es ético sugerir lo que está sucediendo hasta que los responsables lo comenten y defiendan personalmente.
Si no sabes guardar la debida discreción, estas como preparando la reunión para que se genere polémica durante la misma, y los participantes llegarán a la junta predispuestos a discutir, y así te será más difícil mantener el orden durante toda las reuniones de trabajo.
DOS. La Orden del día no debe abarcar más de una página, y tampoco le anexes la hoja de control y seguimiento.
La hoja de seguimiento es ese control que incluye las funciones, trabajos y avances de cada participante; esa la tienes para ti como coordinador, para que le des seguimiento durante la reunión, y en su caso, agregarás copia para alguna persona siempre y cuando tenga mayor jerarquía que la tuya,
Dale copia de la hoja de control y segumiento solo a quien tenga mayor injerencia y peso sobre las decisiones.
Si proporcionas copia de la hoja de control a todos, puedes provocar que opinen más de la cuenta, o de lo que no les compete, y además invitas a que otro intente dirigir la reunión en lugar tuyo.
Darle copia a todos de la hoja de control puede que no sea muy ético que digamos,
A no ser que estés en una junta de consejo, o que el único que esté reportando avances seas tú, en este caso podrías estar con uno o varios de tus superiores, en cuyo caso sí tendrías que anexarles copia a todos; esto con el fin de que tengan una visión general de lo que sucede y además beneficia tu Marca Personal, porque se dan cuenta de tu nivel de implicación, de tu transparencia y de la forma en que gestionas tus funciones o proyectos.
TRES. Que toda la documentación que entregues sea breve.
No cargues a todos los miembros de la sesión con grandes cantidades de papel, porque además de ser un desperdicio, la mayoría seguramente traspapelará los documentos en sus oficinas, a no ser que tengan un importante grado de implicación, en cuyo caso deben guardar el documento para darle el debido seguimiento a sus actividades o pendientes dentro del grupo.
CUATRO. Ajústate al tiempo prestablecido de las reuniones de trabajo.
En base a mi experiencia, casi te puedo asegurar que una reunión de trabajo que dura más de dos horas puede convertirse en algo muy tedioso.
Divide y organiza los temas de la Orden del día en secciones de unos cuantos minutos, asigna los periodos de tiempo que a tu juicio consideres necesarios, y trata de apegarte lo más que puedas a esto.
Ten siempre en cuenta que tu función como coordinador es empujar a todos hasta conseguir acuerdos dentro de los tiempos prestablecidos; asegúrate de registrarlos en la minuta.
CINCO. Sugerencias acerca de la minuta de la junta.
Lo que más recomiendo en base a mi experiencia es que:
Quien presida la reunión no deberá escribir la minuta,
Aunque esto no siempre será posible, lo más eficiente y funcional sería que se asigne a una persona para que escriba la minuta.
La minuta debe manejarse con discreción y seriedad, evitando escribir comentarios irrelevantes o innecesarios.
Esa minuta de junta sirve para registrar y organizar los puntos más importantes de las reuniones de trabajo:
Lo que se ha concluido, las decisiones tomadas, las soluciones, las acciones a seguir y también es útil para determinar responsables y tiempos, indicando fechas de entrega o conclusión.
Cómo prapararse para Videoconferencias o Reuniones remotas.
Yo sugiero que en lugar de poner a alguien a escribir la minuta, lo ideal sería que se grabara la reunión,
hoy se pueden utilizar los teléfonos celulares o móviles, en lugar de la típica grabadora de casete que llegué a utilizar en otra época.
La grabación te permite total libertad para participar más activamente en las reuniones de trabajo, aunque el hecho de grabar siempre puede suscitar ciertas polémicas.
Conozco por experiencia que algunas personas se rehúsan a hablar frente a la grabadora. Argumentan mil y un pretextos, pero la verdad de fondo es que muchos se arrepienten de lo que llegan a decir.
Siempre que no se graben las reuniones de trabajo, es común observar que algunos o se arrepientan de lo que dicen o nieguen el contexto de sus comentarios; pero
ante el registro incuestionable de la grabación se ven sobrepasados por sus propias palabras.
Esto solo es una recomendación, y si decides utilizar la grabadora, es necesario y ético que avises con anticipación a todos los participantes que la reunión de trabajo será grabada, o vídeo grabada en su caso.
Una reunión que no sea registrada en una minuta equivale a una reunión NO sostenida.
SEIS. Comenta asuntos varios pero no los leas.
Evita gastar el tiempo en leer lo que todos pueden hacer en otro momento, tanto antes como después de la sesión.
Las reuniones de trabajo no son lugares para que te pongas a leer reportes, informes, números o estadísticas, aunque sean una parte importante de la empresa.
La reunión es el lugar para comentar, proponer, sugerir, debatir y decidir en tono constructivo los asuntos principales que tienen que ver directamente con la buena gestión de la empresa o el proyecto.
Aprovecha el momento de la junta para llegar a acuerdos, que ese es el fin de las reuniones de trabajo:
Concretar, lograr consensos. No abrir brechas de opinión, ni enfrentarse con nadie o discutir por discutir.
SIETE No sorprendas con noticias que vayan a impresionar.
Cuando tengas que tratar un asunto muy importante, o necesites dar un aviso que pueda impactar a los presentes, o que seguramente sepas que generará un ambiente de molestia, trata de gestionarlo con anticipación.
No te presentes a la reunión y les digas a todos:
«Señoras y Señores, debo comunicarles que no voy a poder entregar la obra del edificio a tiempo, tenemos un atraso de seis meses debido a equis, ye y zeta, esto como saben nos podrá conducir a romper contratos con nuestros clientes…»
Tampoco te arrojes a informar que:
«He estado revisando la contabilidad de la empresa, y encontré que desde hace dos años existen desvíos de dinero por más de 2 millones de dólares, y, ¡No sé a dónde han ido a parar!…»
Y tampoco hagas avisos sorpresivos como:
«Compañeros, Jefes y Directores, les comunico que con esta fecha este renuncio al cargo de Subdirector de equis o Manager de lo que sea…»
Evita este tipo de anuncios sorpresivos que solo afectan a tu propia imagen y Marca Personal
Gestiona estas noticias y eventos desagradebles con con prudencia y profesionalismo.
Cómo Ganar Prestigio con la Prudencia.
Trata de comentar estos asuntos individualmente con aquellas personas quienes se vayan a ver más afectados, informa debidamente a quienes debas hacerlo.
Evita presentarte a reuniones de trabajo con un problema sin dos o tres alternativas de solución bien pensadas.
Se pro-activo, de tal forma que vayas conociendo la opinión de cada participante con antelación a la reunión, esto te ayudará a ver con perspectiva la posición de cada persona y podrías darte cuenta por dónde tienes que proponer tus soluciones, o en su caso sugerir la propuesta de alguno que te haya comentado algo interesante.
Así, gestionando los asuntos más espinosos con anticipación, te podrás presentar a la reunión de trabajo con más certidumbre acerca de cómo se va a desarrollar, y podrás conducirla sin tanta tensión.
OCHO. Toca los temas más difíciles o polémicos hasta el final de la sesión.
De ser posible, trata los temas más fáciles al principio.
Si inicias con los asuntos más difíciles, es posible que la reunión se prolongue con discusiones bizantinas o sin sentido, o que se provoque un debate muy encarnizado.
Mejor trata de ir concluyendo los puntos más fáciles, que se concreten en acciones a seguir y las registras.
Si tratas el asunto más difícil primero,
puede que hasta el final ya no quieran tomar decisiones acerca de los asuntos más fáciles, o quizá se tomen a la ligera o se vean postergados, puede también que estos asuntos se vean afectados convirtiéndose en temas espinosos dado el mal tono de la reunión, mejor concreta lo fácil al principio.
Las acciones hablan más que las palabras.
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Fotógrafo: Mamfred Richter.