Consejos para rendir cuentas a tu jefe desde casa
El tema de trabajar desde casa para reportarle a un jefe -como empleado de una empresa- se está volviendo algo de lo más común, y ya conocen la razón, por el desafortunado confinamiento al que muchos trabajadores y ejecutivos se ven forzados a realizar.
Este nuevo modelo de trabajar y rendir cuentas desde casa al parecer ha llegado para quedarse, al menos por una buena temporada.
En mi caso, también trabajo desde casa, pero como consultor independiente, y nunca he reportado a un jefe desde el salón o el comedor, ni mucho menos desde una hamaca en el jardín.
Y me podrán preguntar:
-¿Cómo es que te pones a recomendarnos cosas que no has experimentado? Como rendir cuentas a tu jefe desde casa.
Cierto, no he vivido la experiencia de reportar desde casa a mis superiores, o a un jefe en particular, pero lo que sí realicé durante muchos años fue el hecho de rendir cuentas a gran distancia.
En alguna empresa en la que tuve la fortuna de trabajar -durante varios años- viajaba constantemente, y en cada destino me veía obligado a enviar el reporte de mis avances a mis jefes
Además, durante algunos años mi centro de operaciones y mi estación de trabajo se ubicaban a varios cientos de kilómetros de la oficina de mi jefe, la cual estaba lógicamente en otra ciudad.
Y como no se justificaba el pagar un boleto de avión cada vez que tenía que informar del estado de mis actividades, aprendí a habituarme a una forma de trabajo remota.
En ese entonces contaba por supuesto con el correo electrónico o Email, y con la típica paquetería de Windows: Word, Excel y Powerpoint, pero hasta allí.
Cuánto me hubieran servido las plataformas de redes sociales y las aplicaciones que hoy en día veo que aprovechamos más para la dispersión y el ocio que para la productividad.
Por esto, basándome en mi experiencia de rendir de cuentas de forma remota (no desde casa), aquí me he permitido presentarte cuatro consejos para reportar a tu jefe desde casa,
y no solo para hacerle llegar tu informe de actividades sino para destacar, para llamar la atención positivamente, para proteger tu trabajo y hacerte indispensable en la medida de lo posible, a ver qué opinas.
4 CONSEJOS PARA RENDIR CUENTAS A TU JEFE DESDE CASA
1. Las llamadas telefónicas ‘uno a uno’ o vía Whatsapp, Zoom o Skype
En lo personal, no me gusta mucho reportar resultados por teléfono, especialmente cuando no existe un respaldo por escrito.
Mientras no se trate de una emergencia,
siempre he preferido primero enviar mi reporte por escrito y después hablar pero ya con ese antecedente puesto previamente sobre la bandeja de entrada del correo.
Claro que hablar por teléfono es directo y más personal,
el tono en que se habla puede hacer llegar mejor el mensaje y además si se hace con profesionalismo puede generar afinidad y camaradería,
pero las interrupciones no ayudan mucho, tampoco las deficiencias en el servicio de internet.
Las comunicaciones por teléfono entre dos o más personas pueden provocar malentendidos dado que es muy complejo tratar de hacer llegar o entender un mensaje cuando el jefe o el compañero no están muy receptivos o pueden llegar a distraerse con facilidad, y menos si no han revisado tu reporte, así imposible.
Hay muchos jefes a quienes no les gusta nada leer
con el pretexto de que ‘tienen mucho trabajo‘, así que prefieren que les comentes de viva voz tu informa.
Por otro lado, no es sencillo sostener regularmente juntas prestablecidas por teléfono en horarios fijos, yo nunca lo hice, ni me imagino diciendo:
-Hoy son las diez y media de la mañana, ya me toca llamada telefónica con mi Jefe.
No lo veo práctico. Por una u otra causa «el jefe» siempre tendrá alguna excusa para no tomar el teléfono, o para posponer la llamada para un momento en el que te interrumpa otra actividad.
Desde mi particular punto de vista siempre prefiero hacer llamadas por teléfono con el superior o en su caso el cliente (que al final son lo mismo) después de haber enviado la información medular por escrito.
Todo lo que se agregue por teléfono debe ser solo para aclarar asuntos o detalles,
y en el caso de que se tomen decisiones es necesario plasmarlas inmediatamente por escrito en el siguiente reporte, para deslindar responsabilidades.
Llevar un registro de llamadas siempre llama la atención por el cuidado que se tiene sobre el trabajo que se realiza,
eso siempre lo hace relucir; quien te diga que éste es un trabajo burocrático quizá tenga más interés en que no se registre su falta de acción o de cooperación, o que no quede por escrito su poca injerencia.
2. Enviar el reporte por escrito
Ninguna llamada de voz puede sustituir el envío de un reporte por escrito, ni en su extensión, ni en su precisión ni en su calidad.
Sin embargo hay que ser muy discretos a la hora de enviar información en papel o en archivo digital.
En algunos casos, dependiendo del tipo de trabajo al que te dediques es probable que sea necesario que envíes un reporte semanal, o quincenal o en su caso cada mes.
Pero no te excedas enviando más información de la necesaria, como quien dice “evita la paja”, que en la información predomine la brevedad y que los logros o fallos o problemas estén claramente señalados.
Marca copia de tu reporte a la gente estrictamente necesaria,
si hay muchos involucrados pues a todos, y esto no importa tanto, piensa que entre más personas reciban tu información más se darán cuenta del alcance y responsabilidad de tu puesto.
Tu reporte te señala directamente como la persona a contactar para conocer tal o cual asunto que te competa, y además, si lo sabes hacer bien hará brillar tu marca personal,
especialmente si tu información se convierte en una especie de ‘newsletter interno’ donde todos pueden enterarse del estado de tus proyectos.
En algunos tipos de trabajo, donde el contenido de tu información pueda ser repetitivo es posible que no sea leído por tu superior, o quizá lo haga superficialmente, y eso no tiene que importarte siempre que no dejes de enviar tus informes.
Aunque tu Jefe te diga que «no puede estar leyendo tanta información», o que «tiene más cosas en qué trabajar», no dejes de enviar regularmente la información de tus actividades, porque eso indica exactamente qué estás haciendo, qué problemas estás enfrentando y cómo los estás resolviendo.
Esos reportes por escrito son la muestra cronológica de las funciones y responsabilidades que llevas a cabo.
En las empresas que por su tamaño cuentan con un departamento de recursos humanos se valora mucho este tipo de información,
porque así pueden confeccionar tu perfil con mayor precisión;
así pueden determinar tu capacidad de trabajo, ¿qué haces?, ¿qué decides y cómo elevas algunos problemas al siguiente nivel?
Si trabajas reportando a un jefe desde casa y no le envías prácticamente nada por escrito será muy difícil que justifiques tu trabajo, y esto a cualquier nivel jerárquico.
En algunos perfiles puntuales, como por ejemplo el de los representantes y agentes de ventas, sus reportes se limitan a pocos datos que realmente son puros resultados:
-Esta semana vendí 20 unidades, ó 5000 dólares en mercancía. Me hace falta que me autorices 15 artículos más.
Y por otro lado, en los casos donde el número y tamaño de tus actividades es importante, por ejemplo si eres el responsable de trabajos en una construcción, allí estás obligado hasta llevar una bitácora detallada con el registro de todos los avances y percances de la obra.
Sea cual sea tu actividad, es importante que al rendir cuantas a tu jefe desde casa NO dejes de reportar al detalle todas tus actividades, esto al final es en tu propio beneficio y protección, ya que así estableces el valor de todo lo que realizas.
3. Los audios y mensajes por escrito en Whatsapp o Telegram
Los breves mensajes que le escribes a tu jefe por Telegram o Whatsapp, o en su caso los cortos audios que envías son eficientes medios para hacer llegar mensajes.
Estos medios son muy buenos para transmitir información puntual que quieres hacer llegar inmediatamente, pero en ningún momento sustituyen al reporte por escrito.
Tienen varias ventajas,
A) Que los puedes enviar en cualquier momento,
o sea que éstos no se esperan con la regularidad de un reporte, con hora y fecha predeterminada.
En éstos reportes tienes la libertad de enviarlos en cualquier momento sin ser tan imprudente como si hablaras por teléfono, donde medio podrías comprometer a tu superior a tomar o declinar tu llamada telefónica.
Estos mensajes o audios pueden aclarar un asunto breve sin mayor necesidad de tener que hacer un despliegue de datos e información innecesaria.
B) Pueden ser consumidos en cualquier momento
y en cualquier lugar donde se tenga señal de internet.
C) También tienen alcance jurídico, sobre todo para la toma de decisiones.
En algunos países el aceptar o rechazar un acuerdo o propuesta tiene consecuencias legales, dado que se acepta por escrito ya que pueden venir encriptados, o sea que ni aunque los borres te puedes hacer a un lado de las responsabilidades que aceptaste o rechazaste.
D) Sirven para deslindar responsabilidades.
En el caso de tu jefe o superior (y en algunas ocasiones con tus clientes) te sirven para deslindar responsabilidades, para dirimir discusiones o para aclarar malos entendidos.
Y hablando de malos entendidos,
con mensajes cortos y audios también hay que tomar en cuenta las siguiente recomendaciones:
A) Procura no dejar por escrito el nombre de algún conocido,
ni tampoco menciones el nombre de otra persona en un audio.
Si tienes que hacerlo, procura que tu comentario sea invariablemente positivo, evitando en todo momento las críticas negativas y destructivas porque ese mensaje podría llegar a los ojos u oídos de muchas personas, incluida la persona en cuestión.
Evita decir:
-Ramón cometió un terrible error,
el Ingeniero Rodríguez nos metió en este lío;
los de la empresa Equis siguen con sus irresponsabilidades, ¡son unos incompetentes!
El potencial de difusión de este tipo de mensajes puede ser hasta viral, viral dentro de tu propia empresa, y tú seguramente no querrás hacerte viral con un mensaje del que luego te puedas arrepentir.
B) Tampoco menciones números,
no digas costos, precios, saldos de cuentas, ingresos, egresos, sueldos ni ningún tipo de cantidades monetarias porque eso también podría hacerte pasar un momento vergonzoso,
además de que así demuestras la poca prudencia que tienes para tratar asuntos internos que generalmente son confidenciales, asuntos que tú precisamente deberías gestionar ejecutivamente y como profesional, quedarás como indiscreto y poco confiable.
C) Los mensajes en audio, y los pequeños escritos en Whatsapp son eso, pequeños y discretos.
No abuses en el envío masivo de 10 mensajes al hilo, o de 6 audios explicando toda una problemática, esto nunca sustituirá a un serio reporte por escrito,
en su caso manda solo un breve mensaje y luego si quieres aprovecha la misma plataforma para enviar un reporte más amplio, pero en negro sobre blanco.
D) Te podrías arrepentir mucho
Otro problema de enviar mensajes cortos, sobre todo por audio, es que te puedes arrepentir de alguno que le dejaste a tu jefe, porque quizá se lo enviaste en un momento en que estabas emocionalmente inestable, como enojado o triste.
Somos humanos y es muy fácil tomar el teléfono y enviar un mensaje a mitad de una crisis o problema que se está enfrentando, y posteriormente, cuando te escuches en ese abrupto mensaje seguramente desearás no haberlo grabado ni enviado (aclaro que digo «abrupto» y «no a lo bruto», que para estos efectos casi es lo mismo)
E) El problema de los mensajes y audios breves es que pueden llegar a ojos y oídos de quienes no deberían estar informados de eso que envías o compartes.
Analiza y piensa mucho antes de enviar uno de estos mensajes porque una vez que los envíes seguramente perderás todo el control en relación a su difusión, así que prudencia ante todo.
4. Los reportes para tus superiores puedes tenerlos en redes sociales
Aunque no lo creas, algunas redes sociales tienen enorme potencial como plataformas de información interna empresarial, y no solo como meros medios de comunicación de asuntos triviales.
Hace algún tiempo, un Arquitecto y amigo mío me comentó que llevaba el control de cada una de sus obras en Facebook, obras de vivienda. ¡Sí, en Facebook!
Me amigo me platicaba que en su empresa, al empezar un proyecto dan de alta en un perfil para cada una de sus construcciones, por ejemplo la de una casa.
Y allí el acceso a ese perfil es exclusivamente privado, solo se puede entrar con contraseña, y por supuesto desde cualquier lado del mundo los dueños del proyecto, los directores, los responsables de obra y los supervisores se enteran y en su caso interactúan de acuerdo a su categoría.
En Facebook comparten diariamente fotos de los avances generales y particulares, y desde cualquier perspectiva.
En esa plataforma pueden hacer preguntas, resolver dudas, tomar decisiones, aceptar cambios, autorizar nuevos presupuestos, en fin, se dirimen discusiones y hasta se dan uno que otro like, pero con otra perspectiva.
Aquí, en el caso de los corazones y las caritas sonrientes, este Arquitecto implementó como obligación para todos los involucrados dar like a toda la información como señal de estar al tanto de la información.
No me comentó que hayan hecho algún video en vivo, o live, pero tampoco estaría mal realizarlo para canalizar algún tipo de información, o para hacer una junta online.
Las plataformas de redes sociales #RRSS sirven para eso, para socializar, pero con creatividad se pueden hasta reinventar para usos específicamente adaptados a cada necesidad, incluso para rendir cuentas a tu jefe desde casa.
La imaginación de cada uno es el límite, por eso «de la necesidad se hace virtud».
“Cuando trabajas desde casa cualquier martes puede parecerse mucho a un sábado”.
-Anónimo