- Cómo distinguir Actividades Prioritarias para programarlas. Cuatro preguntas que debes plantearte para reclasificar prioridades.
- He hablado anteriormente de Hábitos positivos en la Emisión 096 y de Porqué siempre estamos ocupados en la Emisión 092, aquí voy a plantear cuatro preguntas adicionales para evaluar objetivamente las Actividades, para encontrar aquellas que sean prescindibles, que se puedan postergar o en su caso delegar.
- Antes que todo, revisa tu calendario de actividades para las próximas dos semanas. Haz una lista de todas las tareas que tengas que completar en ese período. Una vez que tengas la lista más completa que se pueda, busca (A) ¿Qué actividades puedes cancelar?, (B) ¿Cuáles puedes posponer? y (C) ¿Cuáles puedes delegar?, hasta donde puedas. Una definición útil de Actividad Prioritaria podría ser: «aquella que necesitas concluir para que otras puedan empezar».
- Después de revisar tu lista, cuando te sobre tiempo y hayas programado las principales tareas, es entonces donde ya se podrá dar paso a las Actividades Secundarias, éstas también se tienen que realizar. A veces, podrás tener dudas en priorizar tareas, y resulta fácil convencerse de que todas son igualmente importantes, así que hazte las siguientes preguntas: 1. ¿Ésta actividad puede ser delegada?, ¿Alguien más puede hacerla en mi lugar?, puede ser alguien interno o externo. 2. ¿Qué tan importante es esta tarea realmente?. ¿Es algo que contribuye en forma significativa al éxito de las operaciones, del equipo de trabajo o de la misma compañía?. 3. ¿Si no concluyo esta actividad se detendrán o no se podrán empezar otras actividades?, o ¿se perderá dinero?. 4. ¿Quién gana con esta actividad?, si solo gano Yo, pero no ayuda ni a mi equipo, ni a mi empresa ¿realmente no es tan importante?.
- Al final del período se tienen que revisar avances y justificar aquellas tareas que no se pudieron concretar.
- La importancia de la componente Social cuando se establecen compromisos de unos con otros, similar a los Grupos Mastermind de los que he hablado en la Emisión 110.
- Cita de Stephen Covey.
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