Grandes errores en la conducción de reuniones de trabajo
Organizar, coordinar y dirigir juntas de trabajo son acciones que aparentemente no necesitan de grandes destrezas ni tampoco de un elevado nivel de preparación. Generalmente, los que hemos intervenido en algunas de estas juntas como ‘participantes’ nos hemos convertido en un momento dado en gestores o facilitadores de las mismas, y
el tránsito de participante a facilitador de juntas puede que haya sido imperceptible.
En algún punto, en el que quizá no recordamos cuando sucedió, nos convertimos en organizadores de una junta de trabajo, y para eso, en mi caso, no fue necesario presentar ningún título universitario ni curso académico, esto simplemente sucedió, y para bien, al menos para mí, de allí he recopilado experiencia con varios errores dirigiendo reuniones de trabajo.
Decidí preparar esta entrada acerca de
«Los Errores comunes en la conducción de juntas de trabajo»
porque escuché el siempre enriquecedor podcast de la prestigiosa revista Harvard Business Review HBR IDEACAST,
en donde Alison Beard entrevista al profesor Steven Rogelberg, autor del libro The surprising Science of meetings: How can you lead your team to peak performance (La sorprendente ciencia de las reuniones: Cómo puedes dirigir a tu equipo para alcanzar el máximo rendimiento), así como del artículo de la misma revista “Why your meetings stink-And what to do about it”. (¿Porqué apestan tus reuniones-Y qué hacer al respecto?).
De esta interesante escucha me he permitido tomar unas breves notas para compartirlas aquí, además de que también ampliaré cada punto agregando mis experiencias y opiniones personales, esperando que te sirvan para evitar caer en estas malas prácticas en que llegamos a incurrir quienes gestionamos reuniones de trabajo, ya sean virtuales o remotas.
A continuación,
8 Errores más frecuentes en reuniones de trabajo
Primer error. Tener mucha gente dentro de la reunión
He de admitir que en lo personal me tocó organizar varias reuniones de más de 15 participantes, cosa que era una locura. Pero, la causa de esto fue que todos los invitados tenían relación directa con el progreso o retraso de todos los trabajos de un mismo proyecto.
Esto suele darse en los casos en que se coordinan varias empresas constructoras que intervienen en la misma obra.
Por supuesto que no es lo más conveniente tener una sala de reuniones que parezca una apretada lata de sardinas, pero hasta donde se pueda:
Es recomendable organizar juntas de no más de 6 personas,
porque a mayor humanidad, mayores complicaciones en la labor de coordinación;
además de que también se aumentan las distracciones, siendo más difícil mantener un buen seguimiento y orden,
a no ser que esta junta de trabajo se desarrolle en el ejército, donde ya saben que prima la disciplina.
Segundo de los errores en reuniones de trabajo. Hacer juntas muy largas
La recomendación es que las juntas no duren más de una hora y media.
La percepción general de muchos ejecutivos es que las juntas de trabajo son más bien improductivas, tediosas y hasta inútiles,
pero la realidad es que las reuniones donde uno tiene que rendir cuentas apropiadamente y contestar a duros cuestionamientos no es exactamente una actividad que nadie tenga dentro de sus preferencias (a no ser que sea un grupo mastermind, donde la sensación es todo lo contrario, no confundir estos dos tipos de reuniones).
¿Qué es un grupo mastemirmind y quiénes pueden participar?
La sensación de participar en una dura junta de trabajo es como presentarse a un examen en la escuela, como por ejemplo al de matemáticas. La verdad es que todos preferiríamos evitar los exámenes, si se pudieran entregar tareas en lugar de presentarse a pruebas sería mucho mejor, pero el examen casi siempre hay que hacerlo.
Y en el caso de algunas inevitables juntas sucede algo parecido a los exámenes;
como dice el dicho «Al mal paso darle prisa».
Una fórmula para realizar reuniones eficientes es permitir 20 minutos como máximo a cada participante, para que desaloje todos sus asuntos. Si la reunión congrega al jefe con dos subalternos, ésta no tendría que superar los 40 minutos, aquí cada subalterno tendría que aprovechar con eficiencia sus 20 minutos.
Es bien cierto que algunos asuntos se deben tratar en su debida extensión, pero cuando la junta dura más allá de 20 minutos por participante, más que tomarse decisiones, a mi más bien me parece que se están explicando muchas cosas que alguno desconoce.
Recuerda, mientras más larga la reunión, más cansada y disfuncional será, también menos precisa.
Tercer error: No tener una agenda clara de los asuntos que se deben tocar en la junta
Esto podría provocar que no se diferencie claramente lo que hacía una persona antes de la reunión y lo que tendrá que hacer después de la misma. Esto se traduce en una pérdida total de tiempo.
Todas las reuniones de trabajo deben terminarse con los objetivos de cada participante bien definidos, nadie debería abandonar una reunión sin una clara idea de lo que realmente se decidió allí, y debe conocer cuál es o cuál ha sido su papel dentro de esa reunión.
Consejos para Dirigir Reuniones de Trabajo
Cuarto error: Desarrollar prácticas que obsoleten la reunión
Si el facilitador o coordinador permite que alguno de los participantes cambie sutil o directamente el tema y los demás empiezan a comentar el punto con amplitud, aquí se destruirá la esencia de esa reunión,
En muchas ocasiones, el mismo coordinador es quien dirige la conversación por otro camino,
o en su caso invita a alguno a contar determinada anécdota, que aunque parezca tener relación con el tema a tratar puede conducir a todos por el camino del chacoteo, de la distracción, o incluso de las discusiones bizantinas que nada tienen que ver con los asuntos medulares a tratar.
Otra práctica indebida es aceptar en la reunión a personas que nada tengan que ver con los asuntos a tratar
y encima dejar que opinen, comenten, sugieran o critiquen, careciendo de los debidos fundamentos de lo que allí está sucediendo.
Otra práctica destructiva es permitir y/o propiciar las interrupciones.
Quinto error: Nunca probar formatos alternativos de reunión
Si por ejemplo, las reuniones se llevan a cabo con mucha periodicidad, digamos cada miércoles por la mañana, siempre a la misma hora, en el mismo lugar y bajo las mismas condiciones, esto puede propiciar que se provoque una sensación de tedio incluso desde antes de asistir a la reunión.
Si de vez en cuando permitimos que la junta se cambia de lugar, o de carácter,
por ejemplo, que alguna se realice por la tarde de un viernes informal (en que todos visten sin traje y corbata), puede que el ambiente se relaje más.
También se podría convocar la reunión unos 20 minutos antes
donde los miembros del grupo se tomen un café con donas, antes de empezarse a tratar asuntos más serios, esta es una forma de descargar la tensión con anticipación.
Sexto error. No valorar el tiempo de cada participante
Si el facilitador permite que algunos ocupen más tiempo del que les corresponde,
está provocando que el resto cuenten con menos tiempo para exponer, logrando que al final de la reunión algunos queden insatisfechos por no haber desalojado sus asuntos con soltura y propiedad.
Al invitar y convocar a gente a una reunión, les estás pidiendo que te den su mayor regalo, «su tiempo».
Tú tienes que asegurarte de valorar y respetar el tiempo de las personas, debes demostrar que eres un buen encargado de administrar sus tiempos.
-Steven Rogelberg
Séptimo error. No manifestar energía positiva
El líder debe contagiar a todos con su satisfacción y gusto por estar allí en la reunión,
sin sobre actuar, sin adular, sin hacerse el gracioso.
El coordinador de la junta debe ser enérgicamente positivo evitando actuar con esa fingida pasión que más bien se parece a la de un conductor de concursos de la televisión.
La energía positiva debe contagiarse con un buen carácter,
demostrando un ánimo de avanzar a cada momento, de no dejar que se estanque la reunión (incluso poniéndose serio a la hora de cortar asuntos que no vienen al caso y dar paso al siguiente punto),
tampoco permitiendo discusiones estériles, ni molestándose por las discrepancias (que seguro las habrá), sonriendo por cada aportación, dejando ver su entusiasmo por lograr concretar puntos, por ir acabando con cada participante y por completar en tiempo y forma la junta.
Octavo error. No expresar gratitud y valoración por la participación de todos
Al margen de los resultados y de lo que haya acontecido durante la reunión, es fundamental que quien haya convocado y dirigido la junta agradezca a todos por su tiempo y dedicación, aunque no se hayan desempeñado a fondo, ni con los mejores modales.
Dar las gracias es un pequeño gran acto que demuestra educación y principios.
No demos por hecho que dar las gracias está por demás.
El facilitador de una junta de trabajo no la debe concluir sin despedirse apropiadamente, nunca debe dar por hecho que todos se van satisfechos.
«La magia de una gran reunión es todo el trabajo realizado de antemano».
-Bill Russell