Cómo es el Protocolo Japonés de Negocios.
¿Qué tan prácticas son tus reuniones de Trabajo?
¿Sabías que el Protocolo Japonés de juntas de Negocios mejoraría tu Marca Personal?
En el mundo occidental, y por supuesto en el mundo de habla hispana, creo que todos los que hemos trabajado para alguna empresa hemos participado en alguna junta o reunión de trabajo.
Todos hemos tenido la experiencia de estar en reuniones de varios tipos, por ejemplo:
En juntas rígidas donde quizá exista una agenda preestablecida, a veces le llaman ‘Orden del día’ (tal como el que se lleva en una sesión de Grupo Mastermind).
Ese tipo de juntas donde se exige llegar a tiempo y atender estrictamente los asuntos que le competen a cada participante; allí se lleva un registro de los temas tratados así como de sus conclusiones.
También hemos participado en alguna reunión donde se carece de estructura, la que se desarrolla en tono mayormente relajado.
Allí se trata un tema abierto, o en su caso se tocan tópicos variados, donde quizá no importe tanto llegar tarde.
Afortunadamente, en el mundo occidental existe una gran flexibilidad en cuanto a la forma de llevar y proponer las reuniones de trabajo.
Recomendaciones para hablar en reuniones (Podcast).
Pero esta flexibilidad puede tener sus consecuencias negativas,
especialmente si el tiempo no se aprovecha debidamente, o si no se alcanzan acuerdos, o si no se determinan acciones a seguir para después de la reunión.
La eficiencia en el Trabajo y el estricto Protocolo Japonés.
«Los japoneses son muy buenos y eficientes en su trabajo»,
todos hemos escuchado o leído esta afirmación, y casi nadie la pone en duda.
El gran éxito de los japones se debe en mayor medida a que tienen una cultura de la excelencia basada en su arte y en la forma en que ejecutan todo.
Absolutamente todo lo que hacen los nipones, desde su comida, sus construcciones y su trabajo, hasta la forma en la que escriben, en todo aplican su estricta cultura de gran dedicación y perfeccionismo.
En cuanto al desarrollo de sus juntas profesionales, los japoneses son, por supuesto, muy disciplinados.
Consejos para llevar a cabo juntas eficientes de acuerdo al estilo y Protocolo Japonés :
Ten una Agenda detallada.
Antes de comenzar una junta de trabajo, los japoneses se dedican a preparar una agenda muy bien detallada.
Se espera que cada participante comprenda todo el material que se le ha enviado antes de la reunión.
Y para que la programación de agenda se siga adecuadamente, los ejecutivos japoneses suelen enviar con antelación la documentación necesaria por correo electrónico a todos los participantes, con el fin de que tengan tiempo de leerla y preparar su intervención.
Estricto control del tiempo de reunión.
Los ejecutivos japoneses son muy conscientes del tiempo que transcurre en una reunión, y también del tiempo que cada uno de los participantes ocupa en su participación.
Si una junta que se ha planificado meticulosamente con mucha anticipación, y, se extiende más allá del tiempo preestablecido, la reunión podría considerarse improductiva.
En última instancia, esa reunión podría conducir a un resultado negativo, entonces,
los participantes pueden ser considerados ineficientes.
Fíjate bien y ocupa solo tu lugar.
En la cultura y protocolo japonés, cuando la reunión de negocios se lleva a cabo en un salón, o en un restaurante, el asiento del centro, o de la cabecera se reserva para la persona de mayor edad.
Es posible que la persona de más edad no sea la figura más importante en términos jerárquicos, pero en la cultura y protocolo japonés se entiende que la persona con más años es alguien muy importante.
A diferencia de países hispanohablantes como México, Colombia o España, solo por mencionar algunos ejemplos, donde uno puede llegar a una reunión y tomar cualquier asiento, en Japón, cada lugar está casi siempre pre-asignado.
Si eres japonés, de ti se espera que sepas dónde te vas a sentar.
Como visitante, espera con serenidad a que te indiquen dónde te tienes que sentar. Dentro del protocolo japonés, si eres un invitado, generalmente te tocaría sentarte en el asiento más alejado a la puerta de acceso a la sala.
Independientemente de su edad, cuando en la cabecera se sienta la persona con más jerarquía, éste podría ser el CEO,
entonces a su lado se sentarán los subordinados con mayor rango, y conforme se alejen de la cabecera irán descendiendo en jerarquía, en esto la cultura japonesa coincide con el mundo occidental.
Evita ser el primero, ¡ En todo !
En el protocolo japones, es muy importante no ser el primero en sentarse, esto está mal visto,
y aunque nadie te indique dónde sentarte, debes esperar hasta que otros ya estén sentados.
Esta regla aplica para el resto de acciones que sucedan durante la reunión, como empezar a comer o beber antes que los demás, o incluso hablar o tomar primero los documentos que estén al centro de la mesa. Siempre evita ser el primero.
Demuestra total interés en tus interlocutores.
El protocolo japonés de negocios toma en cuenta con particular interés a su invitado.
En Japón, o en las industrias japonesas en cualquier locación, sus ejecutivos son muy abiertos a hablar de cualquier cosa, y especialmente fomentan los temas de negocios.
Si eres foráneo, o visitas unas instalaciones japonesas:
Sus ejecutivos esperarán que demuestres mucha atención en su compañía, en su gente y en su forma de trabajo, porque eso demuestra tu sinceridad y genuino interés.
Si asistes a una reunión de trabajo, y especialmente en una comida de negocios, en esos casos también debes mostrar mucho interés en su cultura, este es un gesto de caballerosidad que aprecian mucho.
No solo hay que poner atención a tus contra-partes, incluso debes reconocer lo que cada participante aporte a la junta, y especialmente si se está dirigiendo a ti.
Debes demostrar un interés real, incluso podrías y deberías tomar notas, esto es una forma de mostrar que lo que te comentan es importante para ti.
Etiqueta y forma de vestir.
El protocolo japonés pone especial atención y respeto en la forma como uno va vestido a una reunión.
Generalmente, los japoneses esperan que uno vaya vestido de traje y corbata, y, cuando el evento lo permita, no tendrán inconveniente en aceptar la vestimenta casual, como la de una actividad exterior o en un evento deportivo.
Siempre trata de evitar ser el único que vaya vestido desentonando en relación a los demás.
Y por otro lado, nunca te verán mal si vas mejor vestido que los demás, es mejor pasarse digamos de elegante que pedir disculpas por el atuendo.
A las mujeres por su parte se les recomienda
vestir un mínimo de joyas, tratando de no llamar la atención. Incluso, se considera de buen gusto que las mujeres eviten los tacones, (que mejor usen zapato plano) especialmente si sobrepasan a sus contra-partes japoneses.
Procura un comportamiento suave y moderado.
Los ejecutivos japoneses esperan que seas en todo momento conservador en tu comportamiento.
En Japón, no es común que el típico hombre de negocios sea impetuoso y brusco, como el que interrumpe constantemente, o el que alza la voz, o como el que hace gestos de desaprobación con la cara y los brazos.
Todo esto está muy mal visto y genera una relación de falta confianza.
El silencio forma parte importante de la comunicación.
Para los japoneses, el silencio es mucho más importante que el hablar mucho.
Los nipones asocian el silencio a la credibilidad.
Al principio de una reunión, son mejor vistos los acercamientos más bien introvertidos, éstos se entienden como más formales y respetuosos.
A veces los hispanohablantes podemos ser un poco igualados.
En lugar de demostrar ese amiguismo tempranero o un exceso de confianza en la forma de hablar, mejor demostremos prudencia y discreción.
El silencio habla mucho acerca de tu auto control emocional y sabiduría.
Al tratar de vender, evita demostrar desesperación.
Un actitud agresiva de ventas no es muy bien visita por los japoneses.
A la gente del país del ‘Sol Naciente’ no les gusta que los traten de convencer con muchos argumentos e ideas revolucionarias.
En lugar de presionar con fríos argumentos de venta, es mejor tomar una actitud más tranquila o gentil; ellos valoran más esta actitud de serenidad a la hora de calificar las virtudes de aquello que les propones.
Mejor trata de encontrar puntos de encuentro y acuerdos comunes.
Nunca presiones con el típico argumento de que:
”Decídete antes de una semana porque muchos quieren esto”, o
“Solo hasta tal fecha voy a sostenerte el descuento del 30 %”, y menos eso de que
“Si me presentas o traes a más gente te doy un mejor precio, o te subo la comisión”,
Si apresuras a tu contra-parte japonesa, podría sentir que le faltas al respeto a su inteligencia y a su visión de negocios.
Más que demostrarte impaciente, o deseperado, trata con calma de construir una relación de largo plazo, aunque no cierres ningún acuerdo en la primera ocasión;
esto es difícil de aceptar, dado que viajar a Japón para ‘no cerrar un trato’ puede ser considerado como un gasto muy elevado.
Cómo Expresar Respetuosamente tu Desacuerdo.
Respeta su intimidad.
Al contrario que los hispanohablantes, los japoneses son muy reservados con su vida privada. Al principio no los ataques con preguntas personales tales como:
¿Qué te gusta hacer con tu familia los fines de semana? porque es muy probable que no tenga familia, o,
¿Qué países has visitado de Europa?, ¿Qué coche tienes? ésta es una pregunta muy clásica, y puede que les incomode tener que contestarte.
Toma en cuenta que:
En Japón son tan reservados de su vida personal, que son unos de los países con menos interacción en redes sociales, dado que prefieren mantener sus gustos, intereses y vida personal aparte; no les gusta mucho informar a todo mundo de lo que hacen a diario.
Intercambio de regalos.
Los japoneses como anfitriones, suelen hacer algún regalo a sus invitados.
Para ti como invitado no es obligatorio corresponder con regalos, pero no estaría mal que vayas preparado con algún detalle que represente a tu empresa o a tu cultura; esto es un gesto de educación y agradecimiento para con tus anfitriones.
Si el regalo que te dan está envuelto, deberás esperar para abrirlo hasta que estés solo.
No está por demás decir que tienes que agradecer y dar una reverencia.
Ejemplares conceptos que mejoran una Marca Personal.
Estos ejemplares conceptos de la cultura, la educación y el protocolo japonés deberían aplicarse no solo estando con japoneses, también con cualquier persona, o profesional.
Éstos son en su mayoría son principios de educación básicos que ya se están perdido, y hacen mucho para mejorar cualquier Marca Personal.
Es impresionante lo que podemos ganar si tomamos en cuenta estos hábitos para nuestras propias reuniones de trabajo.
“Cuando quieras decir algo piensa en ello tres veces antes de decirlo. Habla solamente cuando tus palabras te beneficien a ti y a los demás”. -Dögen Zenji.
Otro artículo que te recomiendo:
¿Cómo hacer Negocios en Japón? 4 Reglas de Protocolo. Alto Nivel.
Fuentes de información:
10 Reglas de etiqueta de los Negocios en Japón (En inglés).
La etiqueta y las reuniones de trabajo con Japoneses (En Inglés).
Entrada y Salida musical de Kevin MacLeod de Incompetech.com